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对ERP薪资管理系统操作技能的探析

对ERP薪资管理系统操作技能的探析 2011年12月03日 来源： 在用友ERP-U8 8.61管理系统中,薪资管理已经不再属于财务会计的组成部分,而是人力资源的一个子系统。薪资管理系统是由工资管理系统更名而来，适用于各类企业、行政事业单位进行工资核算、工资发放、工资费用分摊、工资统计分析和个人所得税核算等。本文主要从以下7个方面进行分析。 一、如何设置工资类别 （一）操作方法和操作技能 工资类别是指一套工资账中，根据不同情况而设置的工资数据管理类别。系统提供了处理多个工资类别管理，在新建账套时或在系统选项中选择“多个”工资类别，可进入此功能。反之，则选择“单个”工资类别。在实际工作中，建议选择多个工资类别。另外，工资类别与“选项”菜单有关：工资类别未建立时，“选项”菜单不可用；建立工资类别后，在未打开工资类别时，“选项”菜单是不可见的。注意事项：（1）同一个部门，可以被多个工资类别选中。（2）已被使用的部门不能取消选择，在选择树形结构的末级部门时，应先选择上级部门。（3）工资类别的启用日期确定后就不能再修改，所以在建立工资类别前应注意业务日期，可通过系统的更改业务时间功能进行调整。 （二）常见问题及解决方法 如某企业选择多个工资类别，将单位的正式人员和临时人员分设为两个工资类别，两个类别同时对应一套账务。在具体操作中，不注意使用状态，没有判断工资类别，就进行有关信息的设置，其结果是出现设置错误，操作不下去。解决方法为先设置正式人员，将正式人员有关信息设置完后，一定要关闭正式人员的工资类别，再打开临时人员的工资类别并设置有关信息，就不会出现错误了。 二、如何设置工资项目 （一）操作方法和操作技能 定义工资项目的名称、类型、长度、增减项，可根据需要自由设置工资项目。多类别工资管理时，关闭工资类别后，可以设置所有的工资项目。当打开某一工资类别后，可以根据某一类别的人员需要对已经设置的工资项目进行选择。并将工资项目移动到合适的位置。注意事项：（1）项目名称必须唯一。（2）工资项目一经使用，数据类型不允许修改。（3）没有选择的工资项目不允许在计算公式中出现。（4）不能删除已输入数据的工资项目和已设置计算公式的工资项目。 （二）常见问题及解决方法 具体操作时，设置某个工资项目有时会出现输入失败的问题。原因是工资项目名称不能重复设置。系统提供若干常用工资项目供参考，可选择输入。对于参照中未提供的工资项目，可以双击“工资项目名称”一栏直接输入，或先从“名称参照”中选择一个项目，然后单击“重命名”按钮将其修改为需要的项目。另外,设置工资项目时,必须关闭工资类别。 三、如何设置计算公式 （一）操作方法和操作技能 定义工资项目的计算公式是指对工资核算生成的结果设置计算公式。设置计算公式可以直观表达工资项目的实际运算过程，灵活地进行工资计算处理。定义计算公式要符合逻辑，系统将对公式进行合法性检查。注意事项：（1）在定义公式时，可以使用函数公式向导输入、函数参照输入、工资项目参照、部门参照和人员参照编辑输入该工资项目的计算公式。其中函数公式向导只支持系统提供的函数。（2）工资项目中没有的项目不允许在公式中出现。（3）公式中可引用已设置公式的项目，相同的工资项目可以重复定义公式，多次计算，以最后的运行结果为准。（4）定义公式时要注意先后顺序，先得到的数据应先设置公式。应发合计、扣款合计和实发合计公式不用设置。应发合计、扣款合计和实发合计公式应是公式定义框的最后3个公式，且实发合计的公式要在应发合计和扣款合计公式之后。 （二）常见问题及解决方法 具体操作时，常常会出现工资核算结果数据错误的问题。对此可以根据以下方面进行检查并修改：（1）定义计算公式有误；（2）定义计算公式项目有误；（3）定义计算公式不符合逻辑；（4）定义公式时要注意先后顺序。 四、如何分摊工资费用 （一）操作方法和操作技能 工资分摊是指对当月发生的工资费用进行工资总额的计算、分配及各种经费的计提，并制作自动转账凭证，传递到总账系统供登账处理之用。点击【业务处理】中的【工资分摊】功能菜单，即可进入该功能。工资分摊中能查询到无权限的部门工资数据，这里只受功能权限控制，不受数据权限控制。注意事项：（1）工资分摊应按分摊类型依次进行。（2）不同部门、相同人员类别在设置时，可以一次选择多个部门。 （二）常见问题及解决方法 具体操作时，分摊工资费用生成凭证的科目、金额有错误。原因是工资分摊设置有误。在设置时，首先查看现有的计提费用类型是否满足需要，如果不能满足需要，点击【工资分摊设置】按钮，进入设置窗口，可新增、修改、查看、删除类型名称和分摊比率；选择参与本次费用分摊计提的类型和参与核算的部门；选择计提费用的月份和计提分配方式；选择是否费用分摊明细到工资项目；确认即可。 五、如何进行月末处理 （一）操作方法和操作技能 月末处理是将当月数据经过处理后结转至下月。每月工资数据处理完毕后均可进行月末结转。由于在工资项目中，有的项目是变动的，即每月的数据均不相同，在每月工资处理时，均需将其数据清为0，而后输入当月的数据，此类项目即为清零项目。可在系统【业务处理】菜单点击【月末处理】，即进入该功能。注意事项：（1）月末结转只有在会计年度的1月至11月进行。（2）若要处理多个工资类别，则应打开工资类别，分别进行月末结算。（3）若本月工资数据未汇总，系统将不允许进行月末结转。（4）进行月末处理后，当月数据将不再允许变动。（5）月末结账后，选择的需清零的工资项目系统将予以保存，不用每月再重新选择。（6）月末处理功能只有账套主管才能执行。 （二）常见问题及解决方法 具体操作时，该企业为处理多个工资类别，有时月末处理会出现不能执行的问题。原因可能是没有打开某一个工资类别。应打开某一个工资类别，分别进行月末结算。若先打开正式人员的工资类别，进行月末结算；正式人员月末处理完毕后，关闭正式人员工资类别；再打开临时人员的工资类别，进行月末结算。六、如何进行反结账 （一）操作方法和操作技能 在薪资管理系统结账后，发现还有一些业务或其他事项需要在已结账月进行账务处理，此时需要使用反结账功能，取消已结账标记。操作步骤：选择【业务处理】菜单中【反结账】菜单项，屏幕显示反结账界面；选择要反结账的工资类别，确认即可。本功能只能由账套主管执行。有下列情况之一，不允许反结账：（1）总账系统已结账。（2）成本管理系统上月已结账。（3）汇总工资类别的会计月份=反结账会计月，且包括需反结账的工资类别。 （二）常见问题及解决方法 系统结账后，发现某些业务需要进行修改。解决方法：取消结账，使用反结账功能。如果本月工资分摊、计提凭证传输到总账系统，如果总账系统已制单并记账，需做红字冲销凭证后，才能反结账；如果总账系统未做任何操作，只需删除此凭证即可。如果凭证已经由出纳或主管签字，则需取消出纳签字或主管签字，并删除该张凭证后，才能反结账。 七、如何进行工资类别汇总 （一）操作方法和操作技能 在多个工资类别中，以部门编号、人员编号、人员姓名为标准，将此3项内容相同人员的工资数据作合计。例如需统计所有工资类别本月发放工资的合计数，或某个工资类别所有发放次数的合计数，或某些工资类别中的人员工资都由一个银行代发，希望生成一套完整的工资数据传到银行，则可使用此项功能。注意事项：（1）必须在关闭所有工资类别时才可用。（2）所选工资类别中必须有汇总月份的工资数据。（3）如为第一次进行工资类别汇总，需在汇总工资类别中设置工资项目计算公式。如每次汇总的工资类别一致，则公式不需重新设置。如与上一次所选择的工资类别不一致，则需重新设置计算公式。（4）汇总工资类别不能进行月末结算和年末结算。 （二）常见问题及解决方法 在薪资管理系统中，各工资类别间的汇总是将部门编码、人员编号、人员姓名3项相同的人员的工资数据汇总到工资汇总类别中，如在汇总前的系统检查中发现如下3种情况，系统不予汇总：（1）人员编号相同，但人员姓名不同的情况；（2）人员编号和姓名相同，但部门不同的情况；（3）人员不同但银行账号相同的情况。解决方法：（1）新建一工资类别，部门选择包含全部部门。（2）利用人员信息复制功能，将需汇总的工资类别中的人员分别复制到新建工资类别中，如上述3种情况，系统给予具体的提示。 (end)

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